为什么我喜欢用 Email 而不是 IM（即时通讯）

沟通特性

延时互动

Email 具有异步交流属性，收发双方可自由选择发送消息时间，如果你在 IM 上找不到一个人，你不会和他说太多的东西，但是写邮件的时候你可以毫无顾虑。同样，收件人可以自由选择回复时间，避免 IM 的回复焦虑，提升沟通自由度。

有时候我们感觉实时消息很好。但是恰恰相反，你发一条消息，对方马上回复你吧，上赶着，如果对方没及时回复你吧。说敷衍。发邮件就是以对方可能不会马上回复的预期发的。这样就比较友好了。要不然，对方给你发消息，你回复吧，要思考，不立即回复吧，显得不重视。

夸张地设想一下，如果五十个人加你微信，五十个聊天窗口，每个人给你发三到五个文件，我保证你抓狂。但是在实际工作中，这并不少见，甚至再正常不过。掌控处理信息的时机很重要。Email 具备这个特点，其他的不太行。

加利福尼亚大学教授 Gloria Mark 曾在研究中表明，每被打断一次再重新集中注意力回到之前的工作需花费约 20 分钟。在实际的生活中，消灭未读状态需要人们不断地停下手头的事情，然后又需要一个又一个 20 分钟来重新集中注意力，甚至形成“最后来的事情优先”的无系统状态。在降低干扰上， Email 牺牲了任务送达效率，但是却给了双方更多自由的空间。因此人们可以根据自己的习惯查收邮件，保证了自己的任务优先级，不需要随时在线。

话题组织

Email 是按话题组织的，不像大多数 IM 那样是按时间组织的。这样特别适合于多人就某一个主题进行讨论。如果要是用 IM 的话，在一个群里同时讨论多个主题，就很容易讨论乱掉。Email 就不会出现这样的问题，如果一个团队需要同时讨论多件事务，那么给不同的人发送不同主题的邮件，再由相关的人通过转发、抄送等方式跟进，即可做到有条不紊。

从某种角度来说，邮件就等于是一个为某个特定事情建的群聊。每一个来往邮件自动形成某一件事情的历史记录。随时能翻出来，真的很方便。而 IM 为了这种事情，就要不停地建立一个又一个的群，说完了事情以后，还不好意思解散。形成大量的僵尸群。

丰富的内容形式

使用即时通讯工具通知信息，基本都是以文字为主，或者再带有一些图片。当使用邮件通知时，你不但可以通过文字或图片的方式进行通知，还能以表格、图文等形式进行通知，甚至还能给通知内容加上超链接或者附件。更重要的是，邮件能够把这些多样的内容形式整合成一个整体，而即时通讯等工具则需要分开发送，内容零散且有被打断的风险。因此，邮件丰富且完整的内容形式，能更好地适配内容，达到理想的表达效果。

正式性与完整性

邮件天然具备结构化存档功能，支持长期检索与深度思考。邮件表面上确实比 IM 更麻烦，但正因为邮件的“麻烦”，大家在发邮件时才会更认真地去组织自己的内容，编辑自己的信息，会更认真地思考自己有没有把事情讲清楚。邮件还具有非即时回复的特性，因此收到邮件的人不需要秒回，在看到邮件之后也有足够的时间整理信息，理解和规划自己的工作内容。而即时通讯工具虽然传话快，但 IM 的本质决定了其内容的碎片化：发送人想一出是一出，想到什么说什么，接收人也听得云里雾里，有时候甚至还得靠猜。清晰明了的内容传达，注定邮件在实际工作中，会有更高的效率。其次，邮件内容更加正式，且能够长期保存。即时通讯的聊天记录不仅显得非常随意，而且也很容易丢失。微信中传文件，几天没接收等再去看时已经看不到了，然后不得不请求别人重新发一次。一旦误删了聊天记录，因为他人失误而导致的问题就无处伸冤，只能无奈背锅。

技术优势

开放协议与跨平台

不管是哪个邮件服务商的邮箱，都可以跨平台方便交流。基于标准化协议（如 SMTP、IMAP），支持多客户端使用，无平台限制；IM 多为私有协议，依赖特定服务商。邮箱地址全球通用，无需对方安装特定软件或添加好友。移动端、PC 端都能用，没有设备、软件的阻隔。比起微信、QQ 等，不需要一个软件注册一个账号，再添加好友经过对方同意添加后才能发送。开放、多元、触达面广。

• 服务端：Email 是一种 Decentralized（去中心化）的技术，是基于一系列开放的标准的。可自建邮件服务器，无需依赖中央节点，跨国交流无障碍。因为如果你不是一个开放的标准，去中央化的话，就会存在不信任你这个服务提供商，或者不想用你这个产品的情况，一定做不到 100% 的覆盖率的。而 Email，只要你想要，你就可以架个服务器，设置个域名，就开始收发了，到处都遵守这个规范，除了得连上网，几乎没有限制，你也可以控制收发的一切。Email 这整个沟通系统的这些特点太重要，很难想象以后有什么能使之无效。
• 客户端：非常自由。Email 是最早应用的互联网服务，现在早已成为一种基础服务。由于 Email 所用的协议并不是专有协议，因此在不同的平台有多种多样的客户端。 Email 使用者因此不会被某种平台、某种软件所限制住。Email 具有全世界通用的协议，所以你可以使用任何一种邮件的客户端，以任何一种方式去查看你的邮件。这个世界上的 Email 客户端不下千种，他们都以不同的方式去满足了不同需求的人群。而 IM 呢？它的客户端必然是有限的类型，它对特定人群而言满足的需求并不能满足其它人，从来就没有一种单一的东西能适合所有人。如果一种通讯方式具有某个私有的不公开的界面/接口/协议，那么它就绝不可能让世界上所有人同时满意——这句话也适合任何程序。所以，要说邮件的优势是什么？公开的、统一的通信协议。

功能丰富性

Email 支持富文本、附件、云端同步（如 IMAP）、标签分类（如 Gmail）及搜索功能，兼具任务管理属性（如归档功能）。对于类似 Gmail 这样的邮件服务，带有「归档」功能，能够将已处理的邮件从收件箱移出但不删除，这样能让 Email 化身为一个类似于 todo list 一样的任务管理工具，更适合用于工作用途。另外，Gmail 这样的邮件服务带有类似标签功能和强大的搜索功能，便于组织、搜索邮件。这些微信等 IM 工具都不能够提供。

数据存留与安全

邮件长期保存在服务器，多设备可同步；IM 文件易过期或丢失。

法律效力强，邮件系统日期和内容可作为有效证据。